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园所管理首先是从建立管理系统开始。但是,在实践中,管理者往往会陷入事务堆中,日常管理也显得零乱,随心所欲。为了改变这种状况,管理者应该通过建立管理系统来克服管理的混乱状态,建立管理的运行秩序。园所管理系统的构建主要包括组织系统与条例系统两个方面。

一、建立完备的组织系统

园所管理系统的建立应该从建立完备的组织系统着手。所谓组织系统,是指园所管理的组织存在与组织运行关系的系列。所以,组织系统的建立,不仅仅是组织机构的建立,其中还包括对组织的管理。建立完备的组织系统,大致包括以下两个方面的内容。

(一)正式组织系统的建立与管理

1.形成相应的正式组织机构。在园所管理系统中,正式组织机构的建立是管理的基础,管理者应该依靠组织系统来进行管理工作,而不仅仅是依靠管理者个人的力量来开展管理工作。建立正式组织系统是园所管理者的首要任务。在园所管理中,组织系统的建立首先是指党组织、行政组织、工会组织、团组织、教研组织、班组等各种正式组织的形成。对于园(所)长来说,园所组织的建立,还是比较容易的。然而,组织的建立并不等于组织系统的建立。组织系统建立的关键,还在于组织系统的有效运行。

2.推动组织的正常运转。园所组织系统的真正建立,不在于有组织的存在,而在于组织的系统运行。管理者在建立组织机构的基础上,应该通过必要的授权与目标引导,使各个组织机构能够围绕园所的管理目标独立地开展工作,充分发挥各个组织机构的组织权限,利用各个组织的管理能量带动整个园所的管理工作。设法使园所的各个组织能够正常开展工作,是管理者建立组织系统的关键。

3.强化组织的协作效应。在园所管理中,建立的组织能够独立地开展工作,还不能说是建立了完备的组织系统。因为建立完备的组织系统,既包括建立组织的机构系统,还包括建立组织的运作系统。由于组织机构的独立工作都是在同一个目标的引导下进行的,所以在整个管理系统中,各个组织之间的工作就需要通过协调而产生整体效应。否则,各个组织各行其是,或者是相互抵触,就会削弱整个管理系统的作用。作为园所管理者要特别注意协调各组织之间关系,解决矛盾,使之产生协作效应。

(二)非正式组织的协调与管理

在园所管理中,可以看到员工群体中还存在着非正式组织。按有关统计资料表明,非正式组织存在的机遇率,要超过正式组织存在的机遇率。非正式组织在管理过程中,究竟起积极作用还是起消极作用,这就取决于管理者的管理态度与管理方法。由于非正式组织一般是在员工群体中自发产生的,他们观点一致,兴趣相同,在“精神领袖”的影响下,非正式组织又具有一定的内聚力,所以管理者应该了解非正式组织的特点,要对非正式组织的管理策略加以研究,切忌对非正式组织采取简单排斥的态度。

1.允许非正式组织的存在。管理者在发现非正式组织时,要有宽容之心,不要简单地排斥或者禁止其存在。因为管理者越是采取排斥态度,非正式组织的成员就越容易产生逆反心理或者是对抗行为,非正式组织的内聚力也就越强,对整个管理系统的干扰也就越大。在这里,管理者应该有宽广的胸怀,坦荡的胸襟,主动接近非正式组织,使之产生亲近感。

2.加强与非正式组织及其成员的沟通。管理者应该寻找适当的时机,介入非正式组织的活动。通过直接沟通,消除双方的隔阂,使非正式组织及其成员对管理者逐步产生亲近感和管理的认同感。

3.善于引导非正式组织。管理者可以在上述工作的基础上,对非正式组织进行疏导,把他们的精力和能量引导到工作上,让他们跟其他员工一样,也能关心和参与园所的管理工作,管理者还应及时肯定他们的工作成果,使非正式组织逐步纳入到整个管理系统中来。

管理者只有在完成了组织的建立、组织的独立运转、组织之间的相互协作和对非正式组织的有效管理之后,才可以说是真正建立了完备的组织系统。

二、建立完备的条例系统

园所管理的条例系统是指对园所工作进行管理的规定、制度与章程及其系列性的运作。完备的条例系统不仅包括制度和条例的存在或制定;还包括形成制度、条例的系列和运行。在园所管理中,建立完备的条例系统主要包括硬性制度的管理与柔性制度的管理。

(一)加强硬性制度的管理

所谓硬性制度,就是指那些界限很明确的、很容易判断的直接约束组织成员具体的、外在的工作行为的规定或规章制度。例如,园所规定的上班时间为7点3O分,员工超过这个时间上班,就是迟到;员工不请假又不按时上班则以旷工论处。这类制度非常明确,容易把握。硬性制度对日常的、眼前的工作具有直接的、现时的和常规的制约作用,这是维系园所管理系统日常工作正常运行的保障性制度。由于这类制度的显性作用,所以管理者一般都十分重视对硬性制度的管理。

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